È il periodo degli out of office (OOO): email automatiche di risposta che arrivano per segnalare che si è in ferie. Una modalità ormai ampiamente consolidata per far sapere che non ci sei e che darai tue notizie al ritorno.

Uno strumento sicuramente efficace, che però viene spesso adottato con riluttanza. Come se portasse con sé la paura di essere percepiti come persone pigre o non sufficientemente motivate, oppure nascondesse il timore di perdere eventuali opportunità o messaggi estremamente importanti. Specialmente oggi, in una società che richiede di essere “always on”.

Ricordo una storia che lessi da qualche parte e che mi rimase impressa: una persona che nel suo OOO comunicava che le email venivano direttamente spostate nel cestino e chiedeva al mittente di inviare nuovamente il messaggio al suo ritorno, se fosse stato ancora importante. Il risultato fu che ricevette un numero davvero esiguo di email.
Una soluzione senz’altro audace, che è però in grado di ridurre in maniera sostanziale il gran numero di email – vecchie, inutili, sostituite nel frattempo da allineamenti con il proprio team – che ci ritroviamo a leggere al ritorno. Accompagnati da quel timore di perdere pezzi o informazioni essenziali. Con la conseguenza che spesso ciò che maggiormente perdiamo è il nostro tempo.

Scrivere un messaggio di out of office che sia educato e gentile ma anche efficace nello stabilire limiti chiari al proprio periodo di riposo, non è semplice. Forse è questo il motivo per cui spesso si finisce per optare per qualcosa di standard, nel quale ci si limita a indirizzare a un collega eventuali necessità e si comunica la data del proprio rientro. Eppure, un OOO ben orchestrato non solo permette di mantenere e consolidare la relazione con i propri contatti, ma consente anche di vivere in maniera più serena le proprie ferie, con un impatto non indifferente sul nostro benessere psicologico.

Come scriverlo, dunque? Di seguito 3 suggerimenti per prendersi cura di sé, a partire dalla proprie email.

Raccontati

Dove vai? Con chi sei? Perché hai scelto proprio quella meta? A cosa dedicherai le tue ferie? Condividi qualcosa di te, per permettere alle persone di conoscerti meglio e lasciare un segno. Nel mare magnum degli OOO standard, i pochi personalizzati spiccano sempre. Ne ricordo uno che ricevetti io: la persona alla quale avevo scritto stava festeggiando l’anniversario di matrimonio e si era preso qualche giorno di ferie per farlo. Cosa mi ha restituito il messaggio? L’attenzione di questa persona per la sua famiglia. E una certa dose di romanticismo. Sono bastate tre righe per conoscerla di più. Condividere il significato della propria assenza è sempre potente.

Dona

Trovo molto efficace l’idea di lasciare alle persone che ti scrivono qualcosa di te. Non solo il racconto di ciò che stai facendo, ma anche un articolo, un podcast o un contenuto che ti ispira e che hai piacere di condividere. Questa modalità consente di far circolare valore e ti ancora alla memoria del tuo interlocutore. Anche in questo caso, ricordo un’email che ricevetti qualche anno fa, nel quale la persona condivideva i titoli dei libri che aveva portato con sé in vacanza, con l’augurio che potessero essere di ispirazione.

Veicola

“Non si può non comunicare” cita il primo assioma della comunicazione. Se decidi di personalizzare il tuo OOO, puoi anche farlo nella direzione della promozione del tuo lavoro. Perché no? Se il messaggio è sufficientemente curato e pensato e veicola contenuto e valore, può essere sfruttato per far conoscere un particolare servizio della tua azienda, che magari ha proprio a che fare con la gestione delle email, del benessere o della cura della persona. Non un messaggio spinto da un punto di vista commerciale, ma un reminder di ciò di cui ci si occupa, magari in sinergia con un contenuto che si sceglie di donare.

Un OOO diventa efficace quando fa sorridere e riflettere e quando ispira le persone a caratterizzare il proprio. Conosco una professionista che da qualche tempo personalizza i suoi in maniera sempre nuova e coinvolgente. A volte, sono tentata di scriverle nei classici periodi dedicati alle ferie – agosto e dicembre – anche se non ho bisogno di sentirla. Solo per poter scoprire cosa ha inventato la sua penna.
E tu? Che out of office hai scritto o scriverai?

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