In pochi giorni siamo passati da #milanononsiferma a #restiamoacasa. Le iniziative per contenere il rischio di contagio da Coronavirus ci impongono di limitare le occasioni di contatto. Per molti professionisti e lavoratori, questo sta comportando il ricorso allo smart working, e di conseguenza stiamo ricorrendo alla  web communication utilizzando videochiamate e  videoconferenze come strumenti di business per metterci in contatto con clienti, fornitori e colleghi.

È stato subito chiaro a molti di doversi rapidamente adattare e cambiare le modalità comunicative. Ed è piuttosto probabile che anche quando questa emergenza sarà finita si saranno prodotti cambiamenti nelle nostre abitudini a favore dei meeting on line che, se integrati con gli incontri in presenza, potranno avere un impatto positivo sul nostro lavoro, permettendoci di ottimizzare sempre più spostamenti e costi.

In queste nuiove modalità di comunicazione si aggiungono variabili, di cui nella nostra quotidianità non siamo abituati a tenr conto. A cominciare dal body language, che attraverso la postura, i gesti, il contatto visivo, il tono e il volume della voce, invia continuamente messaggi che, in una situazione virtuale, possono essere travisati. Talvolta i virtual meetings falliscono per l’assenza di un buon contatto visivo oppure per espressioni facciali non consapevoli che possono risultare ambigue ed essere fraintese, con relative conseguenze.

Occorre che il nostro linguaggio del corpo on line sia perfettamente allineato alle intenzioni perché poi non avremo la possibilità di recuperare con la prossimità fisica, sfruttando anche inconsapevolmente una certa forma di empatia con un gesto di apertura, o con quel semplice calore della nostra presenza che solitamente semplifica la relazione.

Come evitare, quindi, che ci siano sbavature nelle nostre performance in video conferenza?

• Bisogna partire dall’ “allestire con cura il nostro set”, scegliendo un luogo tranquillo e prestando attenzione anche allo sfondo. Solitamente è meglio utilizzare uno sfondo neutro (una parete bianca o grigia, una libreria) e luminoso, che non crei distrazione.
• Dopodiché meglio prima prendere confidenza con la telecamera scegliendo attentamente l’inquadratura più efficace: è necessario fare alcune prove ma, in generale una buona inquadratura inizia pochi cm sopra la testa e termina all’altezza della vita, in modo da includere anche i gesti delle mani e delle braccia.
• Ricordiamo che lo schermo non è l’obiettivo: capiamo dove la videocamera è posizionata, e teniamo a mente che ogni volta che guardiamo lo schermo distogliamo lo sguardo dall’obiettivo. All’obiettivo dobbiamo relazionarci come se guardassimo negli occhi una persona in carne ed ossa. 
• Mantenere il più possibile un buon contatto visivo è davvero importante, ci serve per creare connessione e fiducia per cui cerchiamo di guardare in camera ogni volta in cui dobbiamo intervenire e dobbiamo rispondere. Durante l’intervento del nostro interlocutore ci potrà capitare di guardarlo nello schermo, così come di abbassare gli occhi per leggere dati o note, ma questi sono movimenti da controllare e contenere.
  
• Naturalmente, non facciamoci distrarre da messaggi sul cellulare, alert, mail in arrivo, familiari o animali domestici che entrano improvvisamente nella stanza: ricordiamoci che saremo sempre visibili, e per di più in un campo visivo ben ristretto!
  
• Anche la nostra postura è determinante: può inviare segnali di energia, dignità e presenza così come, all’opposto, rivelare nostro malgrado stanchezza, timore, disinteresse o svogliatezza. La psicologa sociale Amy Cuddy ha fornito evidenze scientifiche su quelle che nel Body Language vengono definite “Powerful poses”. La sua ricerca dimostra che stare seduti (o in piedi) in un certo modo, anche solo per due minuti, aumenta i livelli di testosterone, abbassa i livelli di cortisolo e può influenzare il modo in cui svolgiamo il nostro lavoro e l’interazione con le altre persone, con un impatto significativo sulle nostre possibilità di successo.
• Prima di sederci davanti allo schermo può essere utile sciogliere la muscolatura con alcuni esercizi di allungamento delle braccia e della schiena per poi assumere una posizione seduta con la schiena eretta ma non rigida, in modo che il respiro possa fluire liberamente e la voce uscire più calda e “piena”.
• È bene avere un buon contatto di entrambi i piedi sul pavimento: anche se generalmente l’inquadratura esclude la parte inferiore del corpo, questo non è un buon motivo per dondolare una gamba, scuotere un piede o scivolare in altri atteggiamenti che possono distrarre e creare dispersione di energia. In questo senso consiglio vivamente anche di non trascurare un abbigliamento consono completo: potrebbe sempre capitare un imprevisto che ci costringe ad alzarci e non sarebbe rispettoso se in qualche modo dovessimo rivelare trascuratezza nel nostro modo di presentarci.
• Può essere efficace una leggera inclinazione verso la videocamera per trasmettere maggior vicinanza all’interlocutore, senza eccedere però in confidenza e familiarità. Anche il sorriso, che è sempre un valido strumento per sciogliere le tensioni, va gestito con misura. E soprattutto deve essere autentico, mai forzato e finto.
• Per quanto riguarda i gesti, naturalmente dipende dalla situazione. La cornice dell’inquadratura evidenzia ogni dettaglio, quindi meglio gesti misurati evitando di mostrare pugni stretti o braccia rigidamente incrociate. Da evitare anche di tenere tra le dita matite, penne ed altri oggetti “antistress”; niente tamburellamenti nervosi e, quando le mani non sono impegnate nella gesticolazione, è bene tenerle separate sulla scrivania in vista, non aggrappate come ad una scialuppa di salvataggio bensì semplicemente rilassate.

Le video conferenze non hanno i tempi delle riunioni dal vivo. Meglio quindi preprarsi anche sui contenuti dei messaggi che vogliamo comunciare. In questo modo riusciremo a esprimere quei necessari segnali di naturalezza, empatia, coinvolgimento e “presenza” al di là della distanza fisica e saremo presto in grado di avvicinarci anche all’interlocutore più distante.