Non chiamiamole soltanto segretarie. Non pensate a quelle con gli occhiali che si fanno sposare dagli avvocati di cui cantava Venditti nella celebre “Notte prima degli esami”. Perché oggi questo nome non corrisponde più al ruolo ricoperto nelle aziende e negli uffici. Sono collaboratrici preziose, fondamentali, spesso indispensabili per la riuscita di una marea di attività, dall’agenda degli appuntamenti all’organizzazione di eventi e meeting, dalla prenotazione di viaggi alla risoluzione di imprevisti, fino alla gestione della comunicazione.

Non c’è un albo, né un sindacato a rappresentarle, lavorano quasi sempre nell’ombra. In Italia è nata una community – Secretary.it – che prova a mettere insieme tutti gli elementi utili al mestiere delle assistenti di direzione (questa la definizione più corretta), sempre in evoluzione. Non ci sono statistiche, né è possibile stabilire quante siano perché la loro presenza è pervasiva in ogni settore lavorativo, cui deve aggiungersi un elevato turn-over. Per conoscere più a fondo questo universo abbiamo parlato con Jessica Alessi, fondatrice e ceo di Secretary.it, che porta avanti insieme alla sorella Vania. La community, che è attiva dal 2001, conta oltre 8.500 iscritte, 6.000 aziende presenti, 4.500 fornitori b2b. Si occupa di formazione, aggiornamento, recruiting, networking ed eventi.

Come nasce questo progetto?

«Nella seconda metà degli anni Novanta seguii mio marito che si era trasferito a Buenos Aires per motivi di lavoro. Lavoravo per un’agenzia di comunicazione che gestiva un club di fidelizzazione dedicato a chi prenotava camere e sale meeting, ovvero alle segretarie. Quindi ho cominciato a seguire molto da vicino questa professione. All’inizio, il nostro progetto era una semplice directory da tenere sulla scrivania. Verso la fine degli anni Novanta, con l’avvento del web, tutto è sbarcato on line, con la creazione della community. Successivamente, alla fine del 2000 rientrai in Italia e iniziai subito a valorizzare il mio bagaglio di esperienza in Argentina. Qui da noi c’era davvero il deserto, niente che riguardasse questo settore. Intuii che bisognava cogliere quest’opportunità, anche perché il ruolo della segretaria si andava trasformando, evolvendo da mera esecutrice di direttive e indicazioni calate dall’alto in una vera e propria organizzatrice e problem solver. Da subito ho pensato a creare anche qui la community web. In un secondo momento, l’attenzione si è spostata sull’aspetto della formazione e così siamo diventati un vero e proprio punto di riferimento in questo settore, perché non c’era nulla di così dettagliato e specifico per le esigenze di questo ruolo».

Come è cambiato il ruolo della segretaria-assistente di direzione?

«Noi ci alimentiamo dello scambio e del confronto con le migliaia di assistenti (il target è al 99% al femminile, ne prendiamo atto, non ne siamo né fiere, né felici). Siamo passati, e questo è evidente sotto gli occhi di tutti, dalla mera esecutrice di direttive, cui non viene chiesto né di pensare, né di prendere iniziative, ad una persona che assiste i propri manager, che prende decisioni, ne facilita in ogni modo il lavoro, prevenendone tutte le esigenze. Risolvere problemi è la parola d’ordine. Oggi è una figura decisamente più autonoma rispetto al passato e possiede molta più preparazione, parla le lingue straniere, si aggiorna costantemente, anche in base all’area in cui opera l’azienda. Ed è assolutamente strategica per il successo e la riuscita di attività e di aziende. In alcuni casi possono anche svilupparsi possibilità di carriera, rispetto al ruolo di partenza».

Una segretaria multitasking anche per colpa della crisi economica?

«La crisi ha impattato sulla qualità del lavoro in ogni ambito e la segreteria, spesso, si trova a dover colmare le lacune di chi, per forza di cose, è stato allontanato o non ha avuto il rinnovo del contratto. Sicuramente c’è stata una selezione, nel senso sono state privilegiate quelle professioniste che hanno saputo stare al passo coi tempi. Le aziende che ci contattano oggi ci chiedono di aiutarci nel gap tra le junior e le senior».

Perché? Quali differenze emergono?

«Le senior hanno qualche difficoltà nell’aggiornamento tecnologico, sulle nuove applicazioni e piattaforme, mentre le junior, sebbene più “smanettone”, presentano delle pecche sul fronte della comunicazione, del savoir faire, dell’organizzazione, competenze fondamentali per il ruolo».

Quanto si guadagna in media?

«Un livello junior raggiunge di media un range di 25-30mila euro, mentre un livello senior si attesta sui 45-50mila, e in alcuni settori, anche qualcosa in più. Per questo, possiamo dire che è un lavoro che non ha perso appeal, anzi, sia domanda che offerta sono sempre abbastanza vivaci, sebbene non sempre ci sia un’adeguata risposta retributiva, questo va detto».

Come bisogna gestire il rapporto con il proprio capo?

«Questo è sicuramente uno dei temi più cari, delicati e importanti per noi di Secretary.it. Tutto dipende dalla personalità e dal modo di rapportarsi. Ci sono casi di collaborazioni vincenti e positive, così come di altre davvero finite in malo modo. Occorre intelligenza professionale e buon senso da entrambe le parti».