Quanto tempo passate ogni giorno a gestire la posta elettronica?
Sembra incredibile, ma oltre 20 anni dopo che l’email è diventata uno degli strumenti di lavoro più diffusi e pervasivi, surclassando telefono e fax, non abbiamo ancora creato e condiviso regole e abitudini per usarla piuttosto che essere usati da lei. Una ricerca Mc Kinsey rivela che il lavoratore medio passa quasi un terzo della giornata leggendo e rispondendo alle email: 2,6 ore al giorno, per una media di 120 email quotidiane.

Quanto spesso controllate la vostra inbox?
Le persone in media controllano la posta 15 volte al giorno, più o meno ogni 37 minuti. Solo l’11% dei mittenti, però, si aspetta una risposta in meno di un’ora, mentre il 40% di chi manda un’email è disposto ad aspettare circa un’ora per avere una risposta. Un’ora soltanto?? Come se le richieste via email dovessero automaticamente dettare le nostre agende. Come se il nostro lavoro fosse stare seduti ad aspettare che ci arrivino via email le “cose da fare”. E, nell’attesa, generare lavoro per gli altri mandando loro delle email.

Un recente articolo dell’Harvard Business Review naviga a fondo le abitudini di tutti noi poveri oppressi dalle email, calcolando quanti secondi si guadagnano o si perdono se si archiviano, si cancellano oppure si lasciano lì a marinare. Probabilmente non sapevate, per esempio, che gestirle usando le scorciatoie della testiera invece del mouse fa risparmiare il 50% del tempo… Una cosa è certa: lasciare tutte le email nell’inbox obbliga a rivederle velocemente ogni volta che si apre la posta. E’ come avere la scrivania piena di carte: pur sapendo che il 90% sono inutili e già viste, rendono difficile trovare quelle immediatamente necessarie.

Inbox = scrivania = mente. Tre superfici che, se affollate e disordinate, rendono molto difficile pensare con chiarezza. Sulla base della mia ventennale esperienza in aziende multinazionali e del fatto che nel 2004 ho scritto per l’azienda in cui lavoravo un piccolo manuale dal titolo “Siamo forse email-ati?”, ecco le cinque regole d’oro che uso da allora per gestire la mia inbox. Che è in questo modo quasi sempre vuota.

1) Prima cosa da fare: creare un folder di scorta: un clone della inbox. Non un folder di archivio: sull’uso dei folder per l’archiviazione per temi c’è un’intera letteratura, non sempre positiva. Si tratta invece di creare proprio una “inbox 2”, dove sistematicamente trasferire tutte le email che sono nell’inbox 1. Tutte in blocco, per cominciare. Ecco l’inbox adesso è vuota. Che cosa cambia? Che da questo momento, chiamiamolo “momento zero” del nuovo corso di gestione delle email, le nuove email arriveranno in una cassetta vuota, su una scrivania libera. E a questo punto di tratta di gestirle seguendo 4 regole, le quattro “D” – e con le stesse quattro regole si dovranno smaltire anche le email spostate nell’inbox 2, che a sua volta si svuoterà.

2) La prima azione, la più ovvia, è cancellare (Delete). E’ un’email che non richiede azioni né veicola contenuti utili? Si capisce al primo sguardo, in pochi secondi. Si può e si deve quindi cancellarla, sistematicamente e senza pietà.

3) È un’email che si può gestire e risolvere in meno di due minuti, per esempio rispondendo velocemente a una domanda? L’azione possibile è quindi “Fare” (Do). E poi cancellare (oppure archiviare, ma io sui folder di archiviazione sono piuttosto scettica).

4) È un’email che richiede del lavoro da parte di qualcun altro del team, la si può inoltrare con un breve messaggio di delega? Ecco la terza azione veloce: Delegare.

5) Non ricade in nessuna delle categorie sopra: è quindi un’email che richiede del “lavoro”, inteso come allocazione di tempo per organizzare una risposta, fare delle azioni, scrivere, pensare? Spostarla allora nell’Inbox 2 e programmare (Defer) del tempo/lavoro per trattarla come quello che è: parte delle mansioni e delle priorità del giorno (o del periodo). Così, tre quarti delle email possono essere gestite molto velocemente, e il quarto rimanente assume l’aspetto di vero e proprio lavoro a progetto.

Due suggerimenti finali:

1) Alla base del successo di questo metodo, sta la disciplina che occorre per spostare sempre e con costanza le email nell’inbox 2, in modo che l’inbox 1 resti un agile luogo di passaggio e classificazione. Scegliere tre o quattro momenti della giornata in cui farlo, e nel farlo applicare subito le quattro D.

2) Infine, ma è forse il passaggio più importante di tutti, occorre “educare” i mittenti al fatto che non è l’inbox a stabilire la propria agenda. Per esempio, inserendo nella firma dell’email un disclaimer automatico di netiquette che dice:

“Per non passare il tempo a “inseguire” le email, ho cominciato a trattarle come lettere. Salvo urgenze, ci metto quindi da una a due settimane a rispondere, nel massimo rispetto di chi scrive 🙂 Se ci sono scadenze a breve, per favore indicarlo nel subject. Grazie!”