Esiste un numero che dovrebbe far riflettere aziende e persone: 275. Ossia la media di interruzioni giornaliere sul lavoro. E-mail, messaggi, chiamate, notifiche via chat: una distrazione ogni due minuti circa. Una frammentazione costante che non permette concentrazione e tranquillità. E no, non è multitasking. Piuttosto, potremmo chiamarlo multi-interruzione.

È quanto emerge da un recente studio di Microsoft che evidenzia non solo quanto lavoriamo, ma anche che lo facciamo in maniera ben poco efficace.
Il report, basato su un sondaggio che ha coinvolto 31.000 dipendenti a livello globale, rivela che un terzo dei lavoratori sente di non riuscire più a tenere il passo con il ritmo di lavoro degli ultimi cinque anni.

Non è solo una questione di interruzioni  

Le microinterruzioni sono solo la punta dell’iceberg. Il problema è infatti sistemico: le giornate lavorative sono spesso organizzate senza tenere conto delle necessità individuali legate alla possibilità di concentrarsi, ragionare e riflettere. Un’email o un messaggio, da soli, possono sembrare insignificanti, ma 275 trasformano la giornata in una corsa a ostacoli senza fine. Una corsa nella quale a risentirne non è solamente l’efficacia, ma anche il benessere.
Il rischio, infatti, è che le costanti interruzioni sovraccarichino la mente, facendo percepire alla persona un livello di stress molto più alto di quello effettivo. Quando lo spazio mentale viene saturato dalle notifiche e dalla sensazione di essere sempre in urgenza, si perde lucidità e capacità di “stare” in ciò che si sta facendo. 

In questo scenario, si aggiunge il fatto che le interruzioni non hanno confini temporali. Sempre secondo lo studio di Microsoft, un dipendente medio invia e/o riceve 58 messaggi istantanei al di fuori del proprio orario di lavoro, con un aumento del 15% rispetto allo scorso anno. Un dato che rivela quanto le giornate lavorative fatichino ormai ad avere limiti chiari, con la conseguenza che anche il tempo che dovrebbe essere riservato al riposo e al recupero, si riempie di interruzioni e vissuti di stress. 

È possibile liberarsi dalle interruzioni?

Che siano all’interno dell’orario lavorativo o fuori, email, messaggi e chiamate sono potenzialmente sempre interruzioni. A meno che non si impari a gestirle. Lo scenario dipinto da Microsoft deve senz’altro far riflettere sulla poca efficienza che le aziende e le persone hanno nel gestire il tempo e la tecnologia, ma non può diventare un alibi. Molto spesso, infatti, si ha la possibilità di scegliere. Esistono gradi di libertà e possibilità di azione che possono tutelare la persona dal bombardamento digitale. Se non è possibile intervenire sul sistema – ossia sull’organizzazione – e sul comportamento altrui, è comunque possibile equipaggiarsi per amministrare il proprio tempo con cura. 

La tecnologia ci controlla solo se glielo permettiamo. Se siamo noi a dettare le regole, lo scenario cambia. Le notifiche interrompono per il solo fatto di esistere. Tuttavia, non esistono necessariamente. È possibile silenziarle o eliminarle del tutto. Si pensi ad esempio alla possibilità di organizzare la propria giornata inserendo in agenda momenti – codificati, ma se necessario comunque frequenti – dedicati a leggere le email e recuperare i messaggi. In questo modo, sarebbe possibile difendere spazi di pensiero e operatività senza perdersi aggiornamenti e richieste. Semplicemente, cadenzandoli. 

Il potenziale della meta-comunicazione

Si pensi alla possibilità di comunicare a colleghi, collaboratori e clienti come si preferisce essere contattati. A tal proposito, in Psicologia si parla di meta-comunicazione, ossia uno scambio nel quale la comunicazione diventa oggetto della comunicazione stessa. Una buona pratica quasi mai agita per paura di sembrare scortesi, poco disponibili, pretenziosi. Oppure per il timore che sia inutile. Eppure, la meta-comunicazione permette di essere più organizzati e, dunque, più efficienti.
Educarsi ed educare alla gestione del tempo e del digitale e condividere con le persone lo stile con cui si gestiscono le comunicazioni, può aiutare ad allineare le aspettative reciproche e a comprendere che molto spesso si percepisce una richiesta come urgente semplicemente perchè entra prepotentemente nel nostro campo cognitivo con bip e suoni. 

Quello che oggi a molti sembra irraggiungibile – ossia una gestione efficace delle interruzioni – è in realtà un traguardo spesso avvicinabile. Il segreto è non fermarsi alla convinzione che “tanto non cambierà nulla”. Otteniamo, infatti, solo ciò che abbiamo il coraggio di chiedere.

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