Non la semplice possibilità di lavorare fuori ufficio, ma un un progetto interfunzionale, che coinvolge persone, spazi e tecnologia e rappresenta un modo nuovo di vivere gli ambienti e i tempi di lavoro. Per le persone ma anche per tutto il territorio, con i city hub. E così che Paolo Gencarelli, Head of Group Real Estate and Procurement di UniCredit, descrive lo smart working in Unicredit. Un processo che necessita prima di tutto  ” di profondo cambiamento culturale”. Passare cioè dalla presenza fisica al lavoro per obiettivi, con una sempre maggiore autonomia nella gestione delle attività e un’evoluzione  nei modelli di leadership.

D: Cos’è per Unicredit lo Smart working?  

R: Lo Smart Working in UniCredit è un progetto interfunzionale, coinvolge persone, spazi e tecnologia e rappresenta un modo rivoluzionario di gestire e vivere gli ambienti e i tempi di lavoro basandosi su due pilastri: il desk sharing e e l’activity based worksetting. Il primo applica i principi della sharing economy agli spazi di lavoro mentre il secondo mette a disposizione delle persone ambienti specifici e diversificati, disegnati per soddisfare le diverse esigenze: lavoro individuale, in team, condivisione informale, call conference, brainstorming.

Siamo partiti osservando il lavoro di diverse strutture interne al Gruppo: su un campione di 1.500 scrivanie assegnate in modo permanente, nel corso di una “giornata tipo” mediamente solo il 72% veniva occupato e solo il 45% risultava effettivamente utilizzato. Sulla base anche del confronto con rilevazioni simili effettuate da altre aziende abbiamo dunque scelto di introdurre il desk sharing con un fattore 100:120 (ossia 100 postazioni per 120 colleghi), trasformando l’assegnazione esclusiva della scrivania in accesso libero alle postazioni. Ogni mattina i colleghi prendono il pc portatile e le dotazioni personali dal proprio armadietto e, grazie al secondo pilastro del progetto, l’activity based worksetting, sono liberi di scegliere lo spazio più congeniale per svolgere le proprie attività.
Una ulteriore tassello del progetto è in corso a Milano, dove è possibile lavorare in modo agile un giorno a settimana dalla propria abitazione o dai city hub, spazi aziendali condivisi e posizionati in modo da ridurre la distanza casa-ufficio. Questo progetto di city Smart Working rappresenta sicuramente un progetto di frontiera indirizzato alla costruzione di una smart city moderna capace di integrare in modo intelligente gli spazi ufficio all’interno della città minimizzando gli impatti del “commuting”.

D: Qual’e lo snodo più difficile per farlo funzionare?

R: Lo Smart Working migliora la qualità degli spazi di lavoro e l’efficienza nell’utilizzo degli ambienti ma necessita soprattutto un processo di profondo cambiamento culturale. Si promuove una sempre maggiore autonomia nella gestione delle attività e comporta un’evoluzione anche nei modelli di leadership. Al controllo del lavoro attraverso la misurazione del tempo trascorso in ufficio viene sostituita la fiducia e il focus sul risultato, attraverso una crescente responsabilizzazione di tutti i colleghi.
Lo Smart Working consente alle persone di lavorare con sempre maggiore mobilità e flessibilità. Nella quotidianità è cruciale garantire ai colleghi dotazioni che rendano il più possibile facile e veloce l’accesso agli asset condivisi (per esempio applicazioni mobile per la prenotazione degli spazi, dotazioni digitali per il check-in nelle sale riunioni), assicurando sempre strumenti di comunicazione e collaborazione da remoto.

D: Il segnale più concreto che é uno strumento efficace? 

R: Nonostante non stiamo misurando l’effettivo aumento di produttività dell’operazione, con l’implementazione del modello smart working nelle nuove sedi di lavoro, abbiamo sicuramente introdotto una maggior responsabilizzazione dei colleghi e migliorato l’integrazione tra le diverse funzioni aziendali favorendo contaminazione e trasparenza.

Si percepisce una generale soddisfazione delle persone che vivono spazi più belli e meglio utilizzati. Con lo smart working stampiamo meno con un conseguente miglior utilizzo delle risorse e riduzione dell’impatto ambientale.

Il successo del progetto è dimostrato dal fatto che lo stiamo implementando velocemente su diverse strutture e differenti geografie. Lo Smart Working in UniCredit è oggi giunto a una fase matura con 3.000 colleghi che possono già lavorare con questa modalità a Milano, Torino, Bologna, Monaco e Francoforte e un piano che prevede di arrivare a 29.000 persone in tutta Europa entro il 2018.

I colleghi finora coinvolti dimostrano di apprezzare molto le opportunità offerte dal lavoro agile: da giugno 2014 sono già state totalizzate oltre 14.000 giornate di ‘lavoro agile’ o da casa o dai city hub. Solo a Milano il progetto sarà esteso nei prossimi 2 anni a oltre 4.000 persone a Milano e ci permetterà di risparmiare 2,5 milioni di km percorsi all’anno in città (pari a 45 ore di spostamento per ciascuna persona).